Pedid el plano y las capacidades reales
Consultad al espacio cuántas personas caben cómodamente en cada tipo de mesa y qué zonas deben quedar libres. Preguntad por accesos, pasos del servicio y ubicación de música o altavoces. No supongáis que todas las mesas de una misma forma tienen la misma capacidad.
Haced una primera propuesta por grupos
Empezad por personas que ya tienen relación y revisad después cómo equilibrar las mesas. Si un grupo no cabe completo, buscad una separación natural y hablad con las personas más cercanas. No hay una norma que obligue a mezclar a desconocidos ni a mantener todos los grupos intactos.
Pensad también en la comodidad
Tened en cuenta a quienes necesitan un acceso cómodo, prefieren alejarse del sonido o están a cargo de niños. Preguntad cuando no sepáis qué necesitan. Las alergias y dietas deben comunicarse al catering con claridad, independientemente de dónde se siente cada persona.
Cambiad una cosa cada vez
Una respuesta de última hora puede mover varias piezas. Actualizad primero el estado del invitado y después su mesa. Revisad que nadie quede duplicado o sin asignar y que el cambio no supere la capacidad acordada. Mantener una lista conectada con las mesas facilita esa comprobación.
Cerrad nombres y numeración con el espacio
Antes de preparar el cartel, coordinad el nombre o número de cada mesa con quien monta el banquete. Revisad la escritura de los nombres y dejad claro cuál es la versión final. Si hay cambios posteriores, comunicadlos a todas las personas que utilizan el reparto.
Guía editorial de Dije Sí. Adaptad las recomendaciones a vuestra celebración y a los plazos acordados con los proveedores.